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泸县严把档案数字化质量关和安全关

文章来源:泸县档案馆   作者:杨秀丽   发布时间:2019-08-05   浏览量:[]

      泸县档案馆自2013年开展档案数字化以来,为预防档案数字化工作中出现的各种安全隐患和质量问题,馆领导非常重视,及时成立和调整档案数字化工作领导小组,明确专人负责各项流程的把关,着力加强档案数字化加工的质量和安全问题。
      质量把关“多举措”。一是结合实际,制定《泸县纸质档案数字化加工标准》,并根据实时要求进行及时调整和补充,对纸质档案编制页码、扫描、图片处理、目录著录等具体操作流程作出具体要求。二是对数字化外包公司和馆工作人员进行档案数字化加工的业务培训,提高人员业务水平。三是严格做好数字化质检工作。按照扫描的卷数(件数)10%的比例抽取卷、件数,根据《泸县纸质档案数字化加工标准》相关要求进行质检。四是平时利用档案数字化加工成果时,对发现的问题及时记载,反馈给数字化外包公司及时整改。
      安全监管“ 两确保 ”。从档案数字化加工监管入手,加强风险源头管理,确保档案实体安全与信息安全。一是建立相关制度,确保制度严。建立健全档案数字化加工流程、档案数字化人员工作制度、档案安全责任制、档案管理制度、档案保密制度等,实现以制度管人、管事。二是加强数字化外包公司的监管。与数字化外包公司签订安全保密协议,对于其不得留存、持有和使用数字化档案的任何信息,明确法律责任,并对档案数字化加工人员进行安全保密教育。三是加强档案实体的监管。安排专人负责向数字化外包公司提供、收回档案,双方交接过程中对档案实体进行仔细清查并做好档案出入库登记。数字化加工现场配备专门的档案柜、灭火器、空调等,确保档案实体安全。四是加强对数字化加工现场和存储设备的监管。在数字化加工场所配置监控系统,专人负责监控视频的回放、观看,存储硬盘的更换并做好登记;对数字化加工现场进行定期检查和日常巡查,发现隐患及时整改,切实防止失泄密事件发生。在项目收尾及数字化外包公司离场交接工作时,对所有存储介质进行统一回收处理,确保档案信息安全。五是加强对数字化档案成果的监管。对用于档案利用的服务器、电脑以建立局域网的形式,全部实行物理隔离,定期备份档案数字化加工的图片、数据库并不定期进行安全检查。与江油市档案馆签订异地异质备份协议,每年把我馆新增的数字化档案副本、馆库档案所有目录备份一套在江油市档案馆,并对以前备份数据进行安全检查,确保所有信息安全。

 

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